TRANSFORMATION

Transformations des fonctions de support

Les changements induits par la dématérialisation des factures, la comptabilisation portée par les commandes, la mise en place des CSP … modifient en profondeur le fonctionnement interne des Directions financières. Mais ce n’est que la partie apparente des transformations en cours.

Un changement plus profond s’opère, il concerne la place des Directions Financières et des autres fonctions de support dans l’entreprise. En effet, les ressources allouées aux activités transactionnelles vont continuer à décroître sous l’effet d’une automatisation toujours plus efficace notamment via le déploiement de l’IA.

En sens inverse, le besoin de lisibilité d’un monde complexe en constante évolution impose le développement d’analyses multicritères fines dont la majorité des données sont hors de la sphère de la Direction financière.

Dans ce contexte, la Direction financière doit innover et prendre en compte ces nouveaux besoins. Ainsi, l’organisation des données, le déploiement de BI et l’intégration de modèles venus de l’intelligence artificielle comme les prévisions dynamiques, la détection de fraude ou l’automatisation des tâches récurrentes, par exemple, sont à intégrer dans leur périmètre en confirmant ainsi la capacité des Directions Financières à interpréter le business et analyser les tendances.

L’accélération du passage vers des flux dématérialisés est notable. Les exemples ne manquent pas, l’obligation pour les sociétés qui travaillent avec le secteur public de déposer sur le site Chorus Pro les factures, le développement de l’EDI, les déclarations dématérialisées…

Cette transformation pourrait n’apparaître que « technique » en fait c’est essentiellement un sujet d’organisation. Étendre le périmètre des flux dématérialisés demande une refonte en profondeur des modes de travail, des compétences et finalement des organisations en place.

Modes de travail

Prenons le cas des factures fournisseurs, le traitement de ce flux de factures vidéo-codées ou de fichiers (EDI) demande une analyse étape par étape du processus de contrôle et de validation des écritures, afin de définir les modes opératoires cibles et le « qui fait quoi » en fonction des cas (factures avec commande, factures sans commande …).

Compétences

La gestion de fichiers entrants, le contrôle des interfaces et le traitement des rejets nécessitent des compétences à la frontière de la comptabilité et de l’informatique. Ces profils ne sont pas légion dans les Directions Financières. Dans le cas où la dématérialisation est externalisée chez un prestataire, le sujet des échanges de fichiers (entrants et sortants) requière des compétences qui doivent être portées par la DSI.

Organisations

Devant de tels changements, l’organisation en place doit garantir la fluidité et l’efficacité des processus. Pour répondre à cet objectif, il convient de dissocier les activités transactionnelles et les activités d’analyse des comptes. Le suivi au quotidien du stock de factures, l’analyse de la qualité des flux entrants, le pilotage des ratios de productivité imposent une organisation centrée sur ces objectifs.