DEMATERIALISATION DU FLUX DES FACTURES FOURNISSEURS

Une fois l’ERP déployé et le flux des achats dématérialisé, notre client nous a demandé d’étendre la chaine digitale aux factures fournisseurs entrantes quelques soit le type d’achats production, GMAO, factures sans commandes… et ainsi disposer d’un flux Procure to Pay  totalement digitalisé.

 

Pour traiter ce chantier trois voies étaient ouvertes, nous avons pris le temps de les explorer afin de choisir la solution la plus pertinente pour le client. Ces 3 pistes étaiement ;

  • Sous-traiter le traitement des factures à un prestataire externe charge à lui de scanner les factures et ainsi produit un flux dématérialisé
  • Mettre en place un site de publication de factures (à l’identique de Chorus par exemple)
  • S’appuyer sur les outils en place pour scanner les factures et gérer le flux jusqu’à la comptabilisation

 

Ces trois pistes portaient des avantages et aussi quelques difficultés ;

Par exemple, le scannage externalisé générait un flux homogène sans distinctions du type de factures et finalement assez loin de l’organisation comptable en place.

Le site de publication des factures demandait une campagne d’embarquement auprès des fournisseurs assez énergivore sans réelle garantie des résultats en retour.

 

Finalement, il a été retenu un scannage local des factures et un déversement en GED. Cette solution a certes impactée les outils en place de façon légère mais a aussi permis d’être déployée en modifiant les modes de travail sans changement important des organisations en place. Cette piste laissant aussi ouverte la mise en place de l’EDI ou de solutions de type PDF to XML.

 

Ce chantier a été conduit avec les équipes du client et dès le début les enjeux et les objectifs du projet ont été partagés et expliqués.

Les ateliers transverses ont permis de designer des processus les plus courts et efficaces possibles et que chacun imagine son rôle dans ce paysage digital.

 

Faire mieux de manière plus efficace, voilà les attendus et les résultats du chantier.